¿Cómo funciona El Altavoz de TramitApp?

Los administradores y, si lo configuráis, los jefes de equipo, pueden publicar comunicados dirigidos a toda la empresa, empleados sueltos o a determinados equipos o centros de trabajo. Los destinatarios recibirán un aviso para leerlo y podrán reaccionar con emojis y, si el emisor lo permite, comentar en el comunicado.

Dónde encontrar El Altavoz

Accede desde el icono del megáfono, situado en la esquina superior derecha, nombrado como "Comunicaciones".

- Si tienes comunicaciones sin leer, verás un número en rojo sobre el icono.
- Si hay actividad nueva en comunicaciones que ya leíste (comentarios o reacciones), verás un punto azul.

Si no ves el icono del megáfono, puede que tu empresa no tenga El Altavoz activado o que tu usuario no tenga permiso para verlo. En ese caso, contacta con quien administra TramitApp en tu empresa. Si eres administrador, ponte en contacto con tu KAM o con el equipo de Customer Sucess.

Cómo publicar una comunicación

Haz clic en el icono del megáfono para abrir El Altavoz y pulsa en el botón de ➕para crear una nueva comunicación.

En la nueva pantalla verás los siguientes apartados:

Destinatarios: Selecciona quién quieres que reciba la comunicación. Puede ser toda la empresa, uno o varios equipos o centros de trabajo, o empleados concretos. Puedes seleccionar empleados uno a uno o hacer clic en el botón de "Añadir destinatarios de forma masiva".

Título y cuerpo de la comunicación: Escribe el título de la comunicación y redacta el mensaje en el editor. Puedes usar negrita, cursiva, subrayado y listas.

Enlaces y adjuntos: Tienes la posibilidad de añadir links y archivos adjuntos:

Para añadir un enlace copia la URL en el recuadro y pulsar enter en tu teclado o en el botón de ↩️ para que se incluya el enlace abajo.
Puedes añadir hasta 10 archivos por comunicación, en formato PDF o en imagen (JPG, PNG o GIF), de hasta 10 MB cada uno. Las imágenes no se pueden pegar directamente en el texto: si quieres añadir una, usa el botón del clip 📎para adjuntar.

Permitir comentarios de los destinatarios: Si queremos que los usuarios que reciban el comunicado puedan comentar deberemos activar el flag. Al activarlo podremos elegir quién ve los comentarios que añadan: todos los destinatarios, o solo el emisor y los administradores.

Programar la publicación: te permitirá elegir cuándo publicarlo.

Si mantienes el check desactivado, la comunicación se publicará al momento cuando le des al botón inferior de "Publicar".
Activa el check de "Programar la publicación" para elegir la fecha y hora exactas en las que se publicará.
También puedes "Guardar borrador" con el botón inferior si quieres no publicarlo por el momento. Se quedará la comunicación en la pestaña superior de Borradores de El Altavoz.

Fecha fin de publicación: Puedes indicar una fecha fin si quieres. Sin fecha, la comunicación se mantiene publicada hasta que la desactives o elimines tú; con fecha, se desactivará sola ese día. Las comunicaciones desactivadas aparecerán en la pestaña superior de Desactivadas de El Altavoz.

Una vez tengas todo configurado, haz clic en el botón de Publicar para enviar la comunicación. En su defecto, te aparecerá el botón de Programar si has activado el check anterior de "Programar la publicación". También podrás hacer clic en Guardar borrador para no publicar y tenerla en la pestaña de Borradores de El Altavoz.

Cómo se notifica a los trabajadores

Los empleados recibirán una notificación en su móvil para informarles de la nueva comunicación. Para ello deberán tener activos los permisos de notificaciones en su móvil para la app de TramitApp.

Si deseas que los empleados reciban también un correo avisándoles de la comunicación, contacta con el equipo de Customer Success para poder activarlo.

Quién puede enviar comunicaciones

- Administradores: siempre pueden publicar y a cualquier destinatario.
- Jefes de equipo: podrán publicar si los administradores lo han configurado previamente. Igualmente los jefes de equipo solo podrán publicar a sus propios equipos o a empleados miembros de su equipo/s.

Configurar si los jefes de equipo pueden publicar

Accede a El Altavoz y haz clic en la rueda de configuración:

En la nueva ventana desactiva el check si quieres que los jefes de equipo también puedan crear comunicaciones en El Altavoz:

Solo los administradores pueden cambiar esta configuración. Por defecto aparecerá activado que los jefes de equipo no puedan crear comunicaciones.

Editar, desactivar o eliminar una comunicación

Situándote en alguna de las comunicaciones, haz clic en el símbolo de los 3 puntos para:

- Editar: puedes cambiar el contenido, los destinatarios y las opciones de comentarios en cualquier momento, incluso después de publicada. Lo que no puedes cambiar es la fecha de publicación ni pasar de publicada a borrador.

Si modificas el contenido de una comunicación ya publicada, TramitApp te preguntará "¿Avisar del cambio?", para que decidas si quieres notificar el cambio a los destinatarios.

- Desactivar / Reactivar: retira o vuelve a mostrar la comunicación sin borrarla.

- Eliminar: quita la notificación definitivamente del listado (no se puede deshacer desde la propia comunicación).

Podrás cambiar entre las pestañas de Activas, Borradores y Desactivadas para revisar las distintas comunicaciones según su estado.

Cómo ven los empleados las comunicaciones

Los destinatarios ven El Altavoz del mismo modo que por tu parte, con estas diferencias:

- Los comunicados se agrupan en "Novedades para ti" (los más recientes o no leídos) y "Anteriores".
- Un comunicado sin leer se marca con una franja de color en la tarjeta; al abrirlo (hacer clic para expandirlo) se marca automáticamente como leído.
- Pueden reaccionar con uno de 8 emojis (👍 ❤️ 🎉 👏 😮 😢 🙌 🔥); si vuelven a pulsar el mismo emoji, se retira la reacción. El autor del comunicado no puede reaccionar a su propio mensaje.
- Si quien envió la comunicación configuró que se podían enviar comentarios, los empleados podrán comentar en la comunicación.

Comprueba quién ha leído tu comunicación

Si eres administrador o el jefe de equipo que publicó una comunicación, puedes ver el porcentaje de lectura y abrir el detalle para consultar la lista de quién la ha leído y quién tiene aún la comunicación pendiente.

Para ello haz clic en la comunicación que quieras revisar y pulsa en "Leído por..." para abrir el detalle.

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