En este vídeo aprenderás a imputar turnos por necesidades de manera individual, o masiva, a través de la creación de plantillas por necesidades.
Cómo crear plantillas de necesidades para planificar a nuestros empleados
Accedemos al Planificador desde el botón Inicio. Desde aquí encontraremos el listado de borradores creados o la posibilidad de crear nuevos borradores a través de las plantillas que veremos ahora.
Podemos acceder al borrador que tenemos ya creado y seleccionar la opción de Imputación rápida de necesidades que encontraremos en nuestro tablero de turnos abiertos.
Las necesidades se pueden crear de manera individual desde el botón ➕ que encontraremos en cada día para indicar qué clase de necesidad necesitamos cubrir entorno al puesto, la localización y el horario en el que tiene lugar esa necesidad para que pueda ser cubierta por un empleado. Podemos utilizar los códigos que tendremos guardados con anterioridad para no necesitar rellenar las horas de entrada y de salida, podemos también indicar la localización y el puesto que se va a cubrir, incluso qué habilidades se necesitan para cubrir esa necesidad.
Una vez rellenados los campos podremos crear nuestro turno abierto que se quedará reflejado en el tablero del cuadrante.
Crear las plantillas de necesidades
También podemos crear las plantillas de necesidades que nos van a permitir crear todas estas necesidades a cubrir de forma masiva y mucho más rápido. Para ello, accedemos desde el apartado Imputación rápida de necesidades de nuestro planificador. Desde este apartado podemos acceder a una plantilla anteriormente guardada o crear una nueva configuración para hacer una plantilla nueva. En este apartado tendremos que cumplimentar los distintos parámetros de planificación:
- Pestañas. Empezaremos planificando por localizaciones, es decir, que cada localización de nuestra empresa será una pestaña de ese tablero.
- Tablas. Serán todos esos minitableros dentro de los cuales vamos a planificar. Planificaremos porturnos para que nos cree en cada pestaña una localización y en cada tabla un turno a rellenar.
- Filas. Son los puestos a cubrir, indicando qué número de necesidades de esos puestos necesitamos cubrir en esos turnos de cada localización.
Finalmente nos queda valorar qué clase de cantidad de información queremos ver en nuestro tablero.Podemos crear un único tablero para una única localización,para un único turno o para un único puesto. O también podemos tener una tabla combinada que nos permita generar todas esas necesidades que queremos de un solo tirón. Podemos añadir a esta plantilla además habilidades correspondientes al puesto que se va a cubrir que hemos elegido o puedo dividirlo incluso por proyectos.
Una vez todo listo, le daremos a Guardar como favorito, dándole el nombre que nosotros queramos que nos ayude a identificarlo, pudiendo hacerlo privado para nosotros o compartirlo con los compañeros que tengan permisos de administración.
Imputar las necesidades desde el teclado
A partir de aquí, con nuestra tabla, podemos empezar a imputar esas necesidades a través del teclado. De tal manera que con el teclado podemos ir colocando todas las necesidades que necesitemos cubrir de este turno en concreto. Además, podemos ir uno a uno, arrastrar o copiar y pegar (Ctrl C - Ctrl V). Por lo tanto, a través del teclado indicaría el número de necesidades.
Si, por ejemplo, encontramos que para un puesto nos marca 1/1 significa que ya tenemos cubierta esta necesidad con anterioridad desde el borrador ya creado. Por lo tanto, en la imputación de estos turnos abiertos no se crearía en este caso uno nuevo porque estamos indicando que necesitamos una persona para ese puesto y ya tenemos a una persona asignada.
En cambio, si el valor es, por ejemplo,0/1, sí se crea esa necesidad de turno abierto, puesto que tenemos 0 valores ahora mismo en el borrador.
Al hacer click en Actualizar turnos abiertos se generarán y se crearán en el tablero de turnos abiertos. También podemos hacer click en Guardar como plantilla para generar todas estas necesidades y dejarlas guardadas en el tablero y la plantilla de necesidades que tenemos correspondiente a la plantilla de recepción. Guardar estas plantillas nos sirve para después poder rehusarse con facilidad modificando esas necesidades que tenemos montadas. O, en cambio, si guardo la propia plantilla con las necesidades ya creadas, podemos moverlo en fechas e ir aplicando para la siguiente semana o mes.
Una vez tenemos seleccionado qué queremos generar, le damos a Actualizar turnos abiertos para que los cree.