En este artículo te contamos qué es la certificación electrónica de TramitApp, qué puedes notificar a tus empleados con ella y cómo utilizarla.
El trámite de certificación electrónica de TramitApp te permite realizar todo tipo de comunicaciones y notificaciones a los empleados a través de TramitApp.
Este trámite ofrece validez jurídica total como entrega certificada, como la que ofrece, por ejemplo, un burofax.
Realizar un trámite de certificación electrónica nos será muy útil para enviar notificaciones y comunicaciones de empresa a los empleados.
Cómo activar la certificación electrónica:
- Lo primero que tienes que hacer es ponerte en contacto con TramitApp y solicitar la activación de la certificación electrónica.
- Una vez activado hay que indicar a la plataforma en qué correo o correos electrónicos queremos recibir automáticamente las copias de los documentos certificados. Esto lo configuraremos desde la Rueda de Configuración⚙️ > Firma Electrónica Avanzada. Podemos incluir tantos emails como deseemos clicando en “Añadir” e informando para cada uno de ellos.
Cómo realizar el trámite de Certificación Electrónica
Clicamos en Trámites > Certificación electrónica.
Una vez aquí indicamos a qué empleados les haremos llegar la certificación: podemos seleccionar empleados de la lista de “Empleados disponibles”. Si clicamos en ellos se añadirán individualmente. Podemos seleccionar eligiendo de los diferentes equipos o centros de trabajo que tengamos informados, mandándolo a los integrantes de esos equipos o centros que indiquemos. Podemos hacerlo a través de la importación de un listado de emails que pegaremos en este campo y automáticamente reconocería a nuestros empleados, o bien podemos seleccionar a Todos. Después clicamos en Siguiente. Añadimos el asunto y el mensaje del certificado.
Si lo deseamos podemos adjuntar un documento, utilizar uno ya subido en Empresa > Documentos para empleados o dejarlo sin fichero adjunto. Clicamos en siguiente.
En este momento al empleado, en su perfil en pestaña Dashboard se le informará que tiene un trámite de certificado pendiente, le llegará un email con la información y – si el empleado tiene la app TramitApp Empleado instalada - recibirá una notificación en su teléfono móvil informando que tiene un documento pendiente de lectura, pudiendo revisarlo a través de la app o de la web.
Como mencionamos dentro de este post, cuando el empleado acceda al documento, la información de ese acceso quedará registrada en las evidencias del documento.
Después se mostrará el certificado dividido según el estado del trámite: pendiente si no han accedido todavía y entregado si el empleado ha accedido a la notificación. También podremos revisar esta información en Tramites > Listado de Tramites > Firma, filtrando por Certificación Electrónica.
Para revisar los trámites realizados y su estado, podemos realizarlo en Informes > Firma y certificación > Entrega certificada.
Cómo funciona la certificación electrónica
Al realizar un trámite de certificación electrónica, el empleado recibe una notificación en la dirección de email que tiene informado en la plataforma TramitApp. También recibirá está información dentro de la plataforma, tanto en la app como en la web.
En el trámite se adjunta la certificación que el empleado puede descargar. A continuación detallamos toda la información que incluye:
- Nombre de la empresa emisora del correo certificado.
- Nombre del empleado destinatario del correo certificado.
- Estado del trámite: fecha y hora en el que se realiza el trámite certificado.
- Evidencias del proceso. En este listado se detalla:
- Fecha y hora del envío de la notificación e email del usuario/administrador que realizó el trámite.
- Fecha y hora de entrega de la notificación en el email del empleado destinatario del email certificado.
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Fecha y hora en la que el empleado (identificando su dirección de correo electrónico) leyó por última vez la notificación recibida por email y la dirección IP en la que estaba conectado.
- Fecha y hora en la que el empleado (identificado por el nombre y apellidos registrados en TramitApp) leyó a través de la plataforma el archivo enviado adjunto al email certificado. Y la dirección IP desde la que estaba conectado.
