En este vídeo te enseñamos cómo gestionar en TramitApp un trámite de vacaciones obligatorias para toda la plantilla o para algunos trabajadores.
Con este trámite informamos a la plataforma y a los empleados que deben tomar unos días de vacaciones de manera obligatoria. Por ejemplo, se consideran vacaciones obligatorias cuando la empresa cierra por un periodo de tiempo determinado y los empleados deben tomar vacaciones durante dicho periodo por decisión de la empresa.
¿Cómo realizar el trámite de vacaciones obligatorias?
Para realizar este trámite clicamos en Trámites > Ausencia > Vacaciones obligatorias.
En el trámite deberemos introducir la fecha de inicio y fin de este periodo de vacaciones obligatorias. Además de ello tendremos distintas opciones:
- Podemos añadir una descripción al trámite para que se muestre a los empleados. Por ejemplo "vacaciones por cierre de la oficina durante el mes de agosto".
- También podremos seleccionar si, en este caso, las vacaciones deben contar como días laborables (en el caso de tener nuestra empresa una política de vacaciones de días naturales y querer que estas vacaciones obligatorias cuenten en laborables).
- Podemos también marcar el check de "no enviar notificaciones" si queremos que no se envíe la notificación a los empleados del trámite de estas vacaciones obligatorias.
Seleccionar a los empleados para el trámite
Podemos seleccionar a nuestros empleados de diferentes formas:
- Ir añadiendo en el desplegable a los empleados que queramos seleccionar para el trámite. Puedes hacer clic en el desplegable o introducir el nombre o apellidos o DNI del empleado en cuestión para buscarlo.
- También tendremos el botón de Añadir empleados de forma masiva donde nos mostrará una nueva pantalla para poder seleccionar los empleados de manera masiva. Podrás hacerlo de distintas formas: a través del listado, por equipos, por centro de trabajo, importando una lista de emails o seleccionar a todos los empleados de golpe. Tras elegir la selección, deberemos clicar abajo en el botón de "Seleccionar".
Una vez indicados los empleados a los que queremos hacer llegar estas vacaciones obligatorias clicamos en Tramitar vacaciones obligatorias. En la parte superior vemos que el trámite queda directamente aprobado. Les llegará automáticamente una notificación a los empleados y podremos visualizarlas tanto en los Informes, como en el perfil de los empleados en la pestaña Ausencias y en el Cuadrante.
Cómo modificar el trámite de vacaciones obligatorias creado
Si nos hemos equivocado en las fechas o los usuarios del trámite de vacaciones obligatorias y necesitamos modificarlo o editarlo, debemos seguir estos pasos.
Debemos tener en cuenta que la modificación debe realizarse en el trámite de vacaciones obligatorias y no sobre el tramite individual de vacaciones del empleado. De esta forma, la modificación se realizará automáticamente sobre todos los trámites de vacaciones que hayamos creado bajo el trámite de vacaciones obligatorias.
Accedemos al trámite creado de vacaciones obligatorias desde Trámites > Listado de Trámites, marcamos en la pestaña "Todos" y hacemos clic en Filtrar (icono del embudo).
Filtramos por Tipo "Vacaciones obligatorias" y Estado "Todos los estados".
Localizamos el trámite de vacaciones obligatorias que deseemos modificar. Clicamos en él y marcamos en Reabrir. Tras ello, nos aparecerá el botón para Editar.
En el caso de que queramos cancelar el trámite de vacaciones obligatorias ya creado, igualmente clicaremos en Reabrir y, tras ello, marcaremos el botón de Cancelar.
Para la modificación del trámite, en el apartado de Editar cambiaremos el dato que necesitemos (la fecha, los usuarios seleccionados, etc).
Clicamos en Tramitar vacaciones obligatorias para guardar los datos. De este modo, el trámite de vacaciones obligatorio -y todos los trámites de vacaciones creados a partir de él- se modificarán con lo editado ahora.
