Con TramitApp es posible enviar documentos a algunos empleados o a toda la plantilla. En este post te enseñamos cómo activar y utilizar el trámite de firma para que también puedan firmarlos desde el móvil.
TramitApp te facilita la comunicación con los trabajadores. A través de la plataforma es posible enviar todo tipo de documento a toda o parte de la plantilla.
Los empleados los podrán firmar en su teléfono móvil tanto ellos como la empresa recibiréis la documentación firmada.
Cómo activar la firma electrónica avanzada:
- Lo primero que tienes que hacer es ponerte en contacto con TramitApp y solicitar la activación del trámite de firma.
- Una vez activado hay que indicar a la plataforma en qué correo o correos electrónicos queremos recibir automáticamente las copias de los documentos firmados por los empleados. Esto lo configuraremos desde la Rueda de Configuración⚙️ > Firma Electrónica Avanzada. Podemos incluir tantos emails como deseemos clicando en “Añadir” e informando para cada uno de ellos.
También es posible añadir una firma de empresa a la plataforma para incluirla en los documentos. Tanto nuestro equipo de soporte como el de comercial estarán encantados de ayudarte y configurarlo en tu perfil de TramitApp.
Una vez completada la configuración podemos hacer un trámite de firma:
Cómo realizar el trámite de firma
Para realizarlo accedemos en el menú superior al apartado de Trámites > Firma > Firma Masiva. Indicamos a qué empleados les haremos llegar el documento, esto podemos hacerlo de diferentes formas:
- Seleccionando empleados de la lista de “Empleados disponibles”. Si clicamos en ellos se añadirán individualmente.
- Eligiendo de los diferentes equipos o centros de trabajo que tengamos informados, mandándolo a los integrantes de esos equipos o centros que indiquemos.
- A través de la importación de un listado de emails que pegaríamos en este campo y automáticamente reconocería a nuestros empleados, o bien podemos seleccionar a Todos.
Después clicamos en “Siguiente”.
- En esta nueva pantalla indicamos qué documento deben firmar: se puede subir un documento en pdf desde nuestro ordenador, utilizar un documento que ya se encuentre en el sistema (es decir, que se encuentre en la pestaña Empresa > Documentos para Empleados) o bien desde una plantilla ya creada como mostramos en el post “Crear plantillas de documentos para firmar”.
- Seleccionamos el tipo de documento, indicamos un nombre y clicamos en Subir Documentos. Ahora podemos personalizar el documento, si no necesitamos personalizarlo clicaremos en Generar Trámite Masivo.
- Si queremos que el trámite incluya una serie de campos, clicamos en el campo y arrastramos hasta el lugar, y soltamos. Podemos hacer más grande o más pequeño el campo clicando en las dos líneas verticales o horizontales. En el caso del nombre y el DNI la plataforma añadirá la información que tenga del empleado que lo firme.
- Colocamos la firma, indicando dónde se ubicará la firma del empleado cuando lo firme.
- Podemos añadir un campo personalizado: añadimos un texto que informe para qué es este campo y/o notas que ayuden al empleado a rellenar el campo. Si marcamos “requerido” el campo será obligatorio y no le va a permitir al trabajador firmar sin haber rellenado antes este campo.
- Si nos hemos equivocado con algún campo, podemos clicar para corregirlo o bien clicar en la cruz roja para eliminarlo.
Una vez rellenado, revisamos si esta todo cumplimentado y clicaremos en “Generar tramite masivo”. En la siguiente pantalla nos mostrará el estado del tramite: para revisar quien ha firmado un documento os recomendamos que reviséis el post del Academy “Firma masiva ¿Quién ha firmado?”
Firma del empleado
En este momento al empleado, en su Dashboard se le informará que tiene un trámite de firma pendiente y – si el empleado tiene la app TramitApp Empleado instalada - recibirá una notificación en su teléfono móvil informando que tiene un documento pendiente de firma. El empleado podrá firmar el documento por Web o firmar un documento por la App.