¿Cómo gestionar nóminas con TramitApp?

En este vídeo te enseñamos cómo gestionar las nóminas, subirlas a la aplicación y enviarlas a los trabajadores.

Mediante el proceso de nómina, podemos subir las nóminas de los trabajadores en un único PDF combinado donde la plataforma se encargará de colocar cada nómina en el perfil de cada empleado. En este artículo, te enseñamos cómo gestionar las nóminas, subirlas a la aplicación y enviarlas a los trabajadores.

Para realizar un proceso de nómina en TramitApp debemos buscar la opción de Trámites ubicada en el menú principal. Allí haremos clic en la sección de Plantilla y, después de eso, en la opción de Nóminas (Trámites > Plantilla > Nóminas).

Una vez dentro, indicamos si se trata de una nómina mensual o de un bonus o paga extra. En este caso, nos situamos en mensual y seleccionamos el mes correspondiente. Si no queremos que se genere una notificación de esta solicitud, marcamos la casilla de verificación: "No generar notificaciones".

Selección de empleados para el envío de nóminas

Podemos indicar a qué empleados en particular enviar la nómina o si queremos enviarlas a todos. Al hacer clic en "Empleados", se muestra la lista de empleados para seleccionar los que queramos. Si necesitamos seleccionar a varios o a todos, marcamos en "Añadir empleados de forma masiva".

Una vez hecho esto, hacemos clic en Siguiente.

Incidencias en la nómina

En el siguiente paso, se mostrarán todas las incidencias en la nómina de cada uno de los empleados. Por ejemplo, si un trabajador recibió un bonus, si hacemos clic sobre él desplegaremos toda la información. Para descargar las incidencias de los empleados y revisarlas, hacemos clic en "Descargar incidencias" y se descargará a un Excel con todas las incidencias de los trabajadores que hayamos seleccionado en el paso anterior.

Solicitar nóminas 

En la opción de "solicitar nóminas", si tenemos un Usuario Asesoría dado de alta en la empresa, este usuario habrá recibido un correo electrónico en el que se informa que la empresa ha solicitado las nóminas de este mes. A partir de aquí, será la asesoría quien continúe con la gestión de las solicitudes de nómina.

Si no tenemos un Usuario Asesoría , debemos marcar "Quiero subir yo mismo las nóminas" para continuar con esta gestión nosotros mismos como administradores.

Subir el documento de nóminas

En la siguiente pantalla, debemos subir el documento de nómina. Para conocer los requisitos del documento, consulta la información adicional que mostramos en esta publicación. Indicamos qué tipo de documento es, en este caso, son nóminas en PDF. Hacemos clic en "Añadir Documento" y esperamos a que el proceso termine en la barra superior.

Una vez se haya procesado el documento, donde la plataforma ha identificado a un empleado por su DNI, ha colocado la nómina y mostrará "validado". Donde dice "sin nómina", querrá decir que el sistema no ha encontrado la nómina del empleado en el PDF y no la ha colocado.

Si consideramos que no es correcto que indique "sin nómina", debemos revisar el documento que hemos subido, que cumpla con las características mencionadas en la publicación, y que el número de DNI informado en el PDF sea correcto.

Si este paso ha sido realizado por la asesoría, se enviará un correo electrónico a los Administradores indicando que las nóminas están pendientes de validación.

En el caso de haber subido las nóminas directamente, podemos verificar que todas estén correctas y hacer clic en "Validar y Publicar". La plataforma nos preguntará si queremos continuar con este paso, si estamos seguros marcamos "sí". Las nóminas se dividirán relacionando el DNI o pasaporte que está en el PDF de la nómina con el DNI o pasaporte que está en los perfiles de los empleados en TramitApp. En este momento, TramitApp divide el documento de nómina en pdfs individuales y lo guarda en el perfil de cada empleado correspondiente, para que puedan consultarlo.

Notificaciones automáticas para los empleados

Una vez finalizado el proceso, los empleados reciben una notificación informándoles de que tienen su nómina disponible. Desde su perfil en TramitApp, pueden consultarla en su dispositivo todas las veces que quieran. En la pestaña Empresa > Nóminas, está el documento subido en la solicitud con todas ellas.

*El documento .pdf con las nóminas de los empleados debe ser al menos uno, en el que se incluyan todas las nóminas de todos los empleados indicados en el primer paso mostrado en el vídeo. El documento debe estar en formato .pdf, sin restricciones ni contraseñas, y siempre en formato de texto para que la plataforma pueda extraer la información. La plataforma no reconocerá, por ejemplo, un documento escaneado o una imagen de una nómina.

*En el caso de que un empleado tenga dos nóminas, es importante que las dos nóminas se suban en el mismo PDF. Así la plataforma colocará directamente las dos nóminas en su perfil, en la pestaña Nóminas.

Una vez el trámite de nóminas ha sido realizado

Una vez las nóminas han sido subidas y el trámite pasa a estar finalizado tras haber completado todo el proceso, el trámite no podrá ser cancelado o eliminado

Si una vez finalizado el proceso de trámite de nóminas vemos que nos hemos confundido con la nómina, podemos eliminar la nómina del perfil del empleado -o empleados- en cuestión. Para ello, accedemos a la pestaña Personas > clic en el nombre del empleado y, en su perfil vamos al apartado de Documentos > Nóminas y Retenciones.

Desplegando el apartado de Nóminas y Retenciones, buscamos cuál es el documento que queramos eliminar (fijándonos en su fecha/nombre) y hacemos clic en la cruz ❌ que nos aparecerá en la columna de Acción para eliminarlo.

nómina_eliminar

Por otro lado, en el caso de habernos equivocado en el documento de nómina de cierto mes y que este no sea correcto, podremos "sustituirlo" por otro. Para realizarlo, deberemos crear un nuevo trámite de nómina siguiendo los pasos habituales. De esta forma, haremos que este nuevo trámite sobrescriba el anterior, sustituyendo un documento por otro.

¿Qué revisar si no se han subido las nóminas?

Si observamos que las nóminas no se están subiendo, podría deberse a uno o varios de los siguientes aspectos que debemos revisar:

  • Que el número de DNI en la nómina coincida con el número de DNI en la plataforma.
  • Que el número de DNI no tenga espacios entre los números y la letra, ni en la nómina ni en la plataforma.
  • Que el número de DNI no tenga la casilla de "documento extranjero" marcada en la nómina.
  • Que el PDF de la nómina no tenga restricciones y no tenga contraseña.
  • Que esté en formato de texto para que se pueda leer. Las nóminas escaneadas o en formato de imagen no se pueden leer.

* Si queremos que las nóminas, tras gestionarlas en TramitApp, sean firmadas por los empleados, se deben seguir los pasos indicados en la publicación Cómo crear un trámite de firma por parte de un empleado.